Zásady zpracování osobních údajů (GDPR)

1. Úvodní ustanovení

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují způsob zpracování osobních údajů při používání webové aplikace Ročenkomat dostupné na adrese rocenkomat.cz a při poskytování služeb souvisejících s výrobou a tiskem školních ročenek.

Provozovatel zpracovává osobní údaje v souladu s:

• • Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR),
  • zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
  • dalšími souvisejícími právními předpisy.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Petra Ivanov
Jug. partyzánů 679/16
160 00 Praha
IČ: 01594192

E-mail: info@rocenkomat.cz
Telefon: +420 774 910 226

(dále jen „správce“).

3. Role správce a zpracovatele

Při poskytování služby Ročenkomat může provozovatel vystupovat v různých rolích.

Správce osobních údajů

Provozovatel vystupuje jako správce zejména u údajů týkajících se:

• • registrace a správy zákaznického účtu,
  • objednávek,
  • fakturace,
  • komunikace se zákazníkem,
  • technického provozu aplikace,
  • marketingových a analytických údajů.

Zpracovatel osobních údajů

Ve vztahu k údajům vloženým zákazníkem do ročenek (fotografie, jména, textové medailonky, citáty a další obsah) může provozovatel vystupovat jako zpracovatel osobních údajů zpracovávaných jménem zákazníka nebo školy za účelem vytvoření a výroby ročenky.

4. Jaké údaje zpracováváme

Údaje o zákazníkovi

• • jméno a příjmení,
  • e-mailová adresa,
  • telefonní číslo,
  • škola a třída,
  • fakturační údaje,
  • doručovací údaje.

Údaje vložené do ročenek

• • jména a příjmení studentů,
  • fotografie studentů,
  • fotografie pedagogů,
  • textové medailonky,
  • citáty,
  • vzpomínky,
  • další obsah dobrovolně vložený zákazníkem.

Technické údaje

• • IP adresa,
  • informace o zařízení,
  • systémové logy,
  • údaje o používání aplikace.

5. Účely zpracování

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

• • vytvoření uživatelského účtu,
  • provozu aplikace,
  • vytvoření grafického návrhu ročenky,
  • výroby a dodání ročenek,
  • komunikace se zákazníkem,
  • vedení účetnictví a daňové evidence,
  • ochrany práv správce,
  • zajištění bezpečnosti systému,
  • měření návštěvnosti a zlepšování služeb.

6. Právní základy zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě:

Plnění smlouvy

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Pro:

• • registraci,
  • správu účtu,
  • výrobu ročenek,
  • vyřízení objednávky,
  • komunikaci související se zakázkou.

Splnění právní povinnosti

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Pro:

• • účetnictví,
  • daňové povinnosti,
  • plnění zákonných povinností.

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Pro:

• • zabezpečení systému,
  • ochranu proti zneužití,
  • evidenci komunikace,
  • řešení reklamací,
  • ochranu právních nároků.

Souhlas

Pokud bude v budoucnu využíván newsletter nebo marketingová komunikace, budou údaje zpracovávány na základě uděleného souhlasu.

7. Odpovědnost za vložené údaje

Osoba spravující třídní účet odpovídá za to, že:

• • disponuje oprávněním vložit osobní údaje do systému,
  • disponuje oprávněním vložit fotografie,
  • zajistila potřebné právní tituly vyžadované právními předpisy,
  • vložený obsah neporušuje práva třetích osob.

Provozovatel není povinen existenci těchto oprávnění ověřovat.

8. Osobní údaje nezletilých osob

Služba Ročenkomat je určena zejména školním kolektivům.

Osobní údaje nezletilých osob jsou do systému vkládány zákazníkem nebo školou.

Za zajištění odpovídajícího právního základu ke zpracování osobních údajů nezletilých odpovídá osoba nebo subjekt, který údaje do systému vložil.

9. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny následujícím kategoriím příjemců:

• • poskytovateli hostingu,
  • poskytovateli doménových služeb,
  • smluvní tiskárně,
  • dopravci zajišťujícímu doručení,
  • poskytovatelům cloudových úložišť používaných pro sdílení náhledů zakázek,
  • poskytovatelům analytických služeb,
  • účetním a daňovým poradcům,
  • orgánům veřejné moci, pokud tak stanoví právní předpis.

10. Google Analytics a analytické nástroje

Webové stránky mohou využívat analytické nástroje za účelem měření návštěvnosti a zlepšování služeb.

Tyto nástroje mohou zpracovávat zejména:

• • IP adresu,
  • informace o zařízení,
  • informace o používání webu.

Podrobnosti o cookies a analytických nástrojích jsou uvedeny v samostatné Cookie Policy.

11. Předávání údajů třetím stranám

Provozovatel může využívat služby třetích stran nezbytné pro poskytování služby.

V případě využití poskytovatelů se sídlem mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor bude předávání osobních údajů probíhat pouze v souladu s GDPR a za použití odpovídajících ochranných mechanismů.

12. Doba uchování údajů

Objednávky a fakturace

Po dobu stanovenou právními předpisy.

Uživatelské účty

Po dobu existence účtu a následně po dobu nezbytnou k ochraně práv správce.

Podklady k ročenkám

Fotografie, texty a další podklady mohou být uchovávány po dobu až 12 měsíců od dokončení zakázky za účelem:

• • reklamací,
  • technické podpory,
  • případného dotisku.

Po uplynutí této doby mohou být odstraněny nebo anonymizovány.

Pracovní kopie

Po dobu nezbytně nutnou mohou být pracovní kopie podkladů uchovávány na zabezpečených zařízeních správce za účelem výroby, reklamací a zákaznické podpory.

13. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijal přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.

Zejména:

• • zabezpečený přístup do aplikace,
  • šifrovanou komunikaci HTTPS,
  • omezení přístupových oprávnění,
  • používání silných hesel,
  • pravidelné aktualizace systémů,
  • ochranu pracovních zařízení.

Přesto nelze zaručit absolutní bezpečnost přenosu dat prostřednictvím internetu.

14. Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů má právo:

• • na přístup k osobním údajům,
  • na opravu nepřesných údajů,
  • na výmaz osobních údajů,
  • na omezení zpracování,
  • na přenositelnost údajů,
  • vznést námitku proti zpracování,
  • podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

15. Uplatnění práv

Žádosti týkající se ochrany osobních údajů lze zaslat na: info@rocenkomat.cz

Správce vyřídí žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.

16. Změny těchto zásad

Správce je oprávněn tyto Zásady přiměřeně měnit nebo aktualizovat.

Aktuální verze je vždy zveřejněna na webových stránkách rocenkomat.cz.

17. Kontaktní údaje dozorového úřadu

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz

18. Účinnost

Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 23. 6. 2026